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5 conseils pour réussir son évènement

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Que ce soit pour le lancement de votre nouvelle marque, nouveau produit ou un service, organiser un évènement n’est pas une mince affaire. Découvrez 5 astuces à appliquer pour que votre event soit un succès !

Sans préparation, votre évènement sera un échec. Comment faire pour réussir son évènement ? ITC vous dit tout !

Trouvez le lieu parfait et la date idéale

Faites tout votre possible pour dénicher la perle rare, un endroit qui correspond à l’esprit et à l’image de votre entreprise. Choisissez quelque chose d’accessible en transport/voiture et d’assez grand pour accueillir tous vos invités. Lorsque vous irez visiter le lieu, essayez de visualiser et projeter votre évènement.  Veillez à ce que la connexion internet fonctionne correctement et n’hésitez pas à poser toutes les questions pratiques. Vous pouvez également vous rapprocher d’une agence événementielle qui se chargera de tout cela si vous le souhaitez.

Il n’y a rien de pire que deux évènements organisés à la même date voire à la même heure. Renseignez-vous et choisissez un jour libre. Privilégiez le mardi et le jeudi. Le lundi et vendredi sont à bannir : le premier jour de la semaine, les gens n’ont pas la tête à ça et le vendredi, les gens se sentent déjà en week-end. Cela peut peut-être fonctionner si votre événement assure détente et bonne humeur comme le lancement d’un produit feel good, un pop-up store ou encore un défilé de mode.

Accordez une grande importance à la promotion de l’évènement

Plusieurs mois à l’avance, commencez à parler de votre événement à l’aide d’une landing page sur weezevent, eventbrite ou encore votre propre site. Envoyez l’information à votre base de contacts mail, précisez qu’il faut s’inscrire avant le jour-j car votre évènement est exclusif, il n’y aura pas de place pour tout le monde. Faites des relances d’email et du teasing.

Ne négligez pas vos réseaux sociaux, ils sont d’une importance capitale. Si vous le pouvez, ayez un ou plusieurs ambassadeurs. Créez un hashtag dédié à votre évènement, quelque chose de percutant, court ! On doit le retrouver facilement dans la décoration de votre salle, sur les flyers, les écrans etc… En plus de créer un évènement sur Facebook, vous pouvez également créer un filtre sur snapchat juste pour l’occasion. Cela dépend bien sûr du type d’invités que vous attendez.

Durant l’évènement, continuez la promotion : prévoyez une personne qui s’occupera de tweeter les phrases marquantes des intervenants, invités etc. Le live tweet est un bon moyen de faire parler de votre évènement.

Pourquoi ne pas faire un live sur Facebook et poster quelques vidéos/photo en direct ? Identifiez bien tous les speakers ou influenceurs présents.

Pensez à de bonnes animations, des goodies et l’incontournable photobooth si votre évènement s’y prête. Avec ça, vous êtes sûrs d’avoir de belles photos publiées sur les réseaux sociaux !

Invitez les bonnes personnes

Ce sont eux qui vont faire parler de votre évènement alors il vaut mieux bien les choisir. Qui est le public concerné ? Quels médias/blogs/sites internet en lien avec ce que vous proposez pourrait être intéressé ? Contactez-les et invitez-les à votre évènement. Cela prend du temps et de l’énergie. Il va falloir faire de nombreuses relances. Pour vous faciliter le travail, il existe des agences évènementielles qui s’en chargeront à votre place. Néanmoins, cette étape du choix des invités est primordiale.

Invitez toujours quelques personnes en plus, vous n’êtes pas à l’abri des désistements de dernière minute. De plus, la présence d’une personnalité est toujours bénéfique.

Faites attention à la logistique et aux problèmes techniques

Sachez qu’il y aura toujours des imprévus quoi qu’il arrive. Ce n’est pas grave. Anticipez en amont au maximum sur le listing, le programme, la nourriture à disposition ou encore les branchements. Par exemple si vous prévoyez de la musique ou de la vidéo, vérifiez bien avant le commencement de l’évènement (la veille et les jours précédents) si tout fonctionne correctement, que le matériel est bien chargé/arrivé. Si vous présentez un diaporama, vous devez avoir un double, des backups de vos documents (et également de ceux qui doivent présenter quelque chose) sur clé USB ou par mail. On n’est jamais trop prudent.

Faites un débriefing et communiquez après l’évènement pour fidéliser

Pour savoir quels sont les axes à améliorer pour la prochaine fois, tirez un bilan de cet évènement et gardez ce qui a bien fonctionné. Prenez en compte votre ressenti et ceux de votre équipe également. Soyez honnête sans être trop dure avec vous-même. Votre objectif a-t-il été atteint ?

Surtout n’oubliez pas de remercier tous vos partenaires et intervenants ! Demandez des feedbacks et remerciez également les invités. Vous pouvez envoyer à votre listing un mail dynamique qui résume l’évènement et prépare pour le prochain si c’est un rendez-vous récurrent. N’oubliez pas de recueillir quelques témoignages, ils vous seront sans doute utiles pour la promotion d’un autre évènement.

Quelles sont les retombées médiatiques ? Relayez les articles qui parlent de vous et créez une revue de presse physique ou en ligne !